Jenis Penyimpanan Arsip Menggunakan Sistem Wilayah

 

Geographical Filling System, Let Us Study

smapasundan5bdg.sch.id - Salah satu dari 5 jenis sistem penyimpanan arsip adalah jenis penyimpanan arsip menggunakan sistem wilayah yang dalam bahasa Inggrisnya adalah Geographical Filling System.

Sistem Wilayah / Geographical Filling System 

Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. 

Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.  

Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat. 

Sebagai contoh adalah : 

• Indonesia (Negara)  
• Sumatera (Provinsi) 
• Liot (Kabupaten) 
• Muaraenim (Ibukota Kabupaten) 

Keuntungan Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah 

1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui. 
2. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui. 

Kerugian Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah 

1. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi. 
2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap. 
3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.