Jenis Penyimpanan Arsip Menggunakan Sistem Nomor

Numerical Filling System, Let Us Study

smapasundan5bdg.sch.id - Salah satu dari 5 jenis sistem penyimpanan arsip adalah jenis penyimpanan arsip menggunakan sistem nomor (numerical filling system).

Sistem Nomor / Numerical Filling System 

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). 

Keuntungan Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur. 
2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
3. Sederhana dan mudah dilaksanakan. 
4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen. 
5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi. 
6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Kerugian Penyimpanan Arsip Sistem Nomor 

1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks. 
2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan. 
3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak. 

Ada dua macam filing system nomor, yaitu:

1) Filing System Nomor Dewey 

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan hal-hal berikut : 

1. Merancang daftar klasifikasi nomor 
2. Menyiapkan dan menyusun perlengkapan
3. Penyimpanan Surat 

2) Filing System Nomor Terminal 

Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip. 

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut:

1. Menyiapkan perlengkapan 
2. Penyimpanan surat