Jenis Penyimpanan Arsip Menggunakan Sistem Abjad

 

Alphabetical Filling System, Let Us Study

smapasundan5bdg.sch.id - Pembahasan kali ini, dari 5 Jenis Penyimpanan Arsip salah satunya adalah Jenis Penyimpanan Arsip Menggunakan Sistem Abjad.

Sistem Abjad / Alphabetical Filling System 

Pada sistem penyimpanan arsip abjad merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.   

Kelebihan Sistem Penyimpanan Abjad 

1. Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya. 
2. Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami. 
3. Tunjuk silang sangat mudah diterapkan. 
4. Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
5. Biaya pelaksanaannya lebih murah. 

Kekurangan Sistem Penyimpanan Abjad

1. Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten. 
2. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat. 
3. Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak. 
4. Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga. 

Prosedur Penemuan Kembali Arsip yang di Simpan 

1. Teliti arsip yang diminta 
2. Isi bon peminjaman 
3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan 
4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip 
5. Ambil arsip yang diminta 
6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil 
7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan